La Fundación Oftalmológica de Nariño, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se compromete a garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales suministrados a nuestra Institución, con el propósito de proteger la información obtenida de sus pacientes, proveedores, empleados, y partes interesadas que tengan contacto con la Fundación.

Los datos personales en custodia de La Fundación, en su condición de responsable y/o encargado, serán tratados cumpliendo los principios de veracidad o calidad, integralidad y confidencialidad; garantizando así el derecho a la privacidad, la intimidad, la honra y el buen nombre, de los titulares de los datos personales.

Para el cumplimiento de esta política, la alta Dirección, se compromete, permanentemente a orientar los esfuerzos y destinar los recursos físicos, económicos y de talento humano, así como los que se requieren para el desarrollo efectivo de actividades encaminadas a la protección de datos personales.

NORMATIVIDAD 

– Decreto 1377 de 2013

– Ley 1581 de 2012

– ISO 9001

ALCANCE

Esta Política es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes, que usen activos de información que sean propiedad de la Fundación.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información debe ser suministrada de forma expresa y de manera previa al tratamiento.

Para garantizar lo anterior, cuando se suministre información a las bases de datos de La Fundación, se pondrá a disposición del titular un documento de autorización para el tratamiento de datos personales (físico o electrónico), el cual deberá contener como mínimo el tratamiento al cual serán sometidos y la finalidad de este; de no contar con la autorización previa y expresa del titular de la información, La Fundación deberá abstenerse de realizar tratamiento a la misma.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES.

Los datos personales en custodia de la Fundación serán requeridos para recolectar, recaudar, transferir, almacenar, suprimir, procesar, actualizar, intercambiar y disponer conforme a las siguientes finalidades de carácter general:

• Para la prestación de los servicios asistenciales a sus pacientes y familias.
• Para la gestión administrativa de la atención en salud.
• Para comunicar información sobre servicios de salud, actividades, eventos académicos y empresariales, publicaciones, publicidad asociada a la salud.
• Para promocionar otros canales digitales como sitios web, blogs, redes sociales y videos de los canales de La Fundación.
• Para el cumplimiento de las obligaciones legales y las exigencias de las entidades que regulan y vigilan el Sector Salud y demás autoridades competentes.
• Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales y comerciales existentes.
• Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios.
• Para el diligenciamiento de encuestas, formularios y evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
• Para fines investigativos, científicos, formativos y educativos.
• Para la seguridad de pacientes, colaboradores, visitantes, terceros y demás personas que ingresen a las instalaciones de La Fundación.
• Para fines de eficiencia, seguridad y tecnología.
• Realizar transacciones económicas en el portal web.
• Para la actualización de datos entregados por el Titular.
• Para tratamiento comercial según indicaciones de entes de control.

Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares asociadas a la prestación en salud, tales como:

A. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos de pacientes y sus familias:

• Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica.
• Enviar resultados de exámenes diagnósticos
• Lograr comunicación relacionada con nuestros servicios, a través de diferentes medios.
• Brindar información sobre campañas y programas especiales, mercadeo, promoción de servicios y educación al usuario.
• Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
• Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.
• Caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales.
• Asignación y confirmación de citas.

B. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de empleados:

• Realización de publicaciones internas y externas.
• Apertura de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización.
• Brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados.
• Comunicar jornadas de capacitación y mejoramiento continuo.
• Informar procesos de selección y promoción interna.
• Establecer una relación contractual.
• Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, nómina, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
• Cumplir con el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral.
• Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros.

C. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de proveedores, clientes, contratistas,
convenios y alianzas:

• Evaluación de bienes y servicios prestados por las partes.
• Seguimiento y gestión de la relación contractual.
• Reportes y reclamaciones a las compañías aseguradoras en los casos que aplique.
• Las demás que sean propias de la celebración, ejecución, evolución, terminación y liquidación de la relación contractual.

DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de la información.
• Ser informado por La Fundación, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante La Fundación, como responsable del tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Los Derechos antes mencionados y consagrados en las diferentes disposiciones normativas sobre la protección de datos personales, podrán ser ejercidos por las siguientes personas: El titular, acreditando su identidad, el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Los Derechos de los niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por quienes estén facultados para representarlos.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

En los procesos organizacionales de La Fundación, somos conscientes que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, se hará uso de ellos sólo en aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultado en la autorización obtenida al momento de adquirir el dato, obedeciendo la normatividad vigente.

Así las cosas, La Fundación, se compromete a cumplir en forma permanente con los deberes consagrados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, respecto a la protección de datos personales.

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar la información, comunicando todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarla.
• Suministrar al encargado, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.

Los titulares de la información podrán, en cualquier momento, ejercer los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando se requiera.

Para el ejercicio de estos derechos y para la atención de peticiones, consultas y reclamos, el titular de la información podrá acudir a los siguientes canales de comunicación de La Fundación:

Área responsable: sistemas.
Página web, en la opción de PQRSF: https://fundonar.com/pqr/
Correo electrónico: sistemas@fundonar.com.
Documento escrito: Sede principal Cra 36 No. 3 Oeste 70 Pasto – Nariño.

El titular del dato acreditará esta condición mediante comunicación escrita (Física o digital), anexando copia de su documento de identidad. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá adicional presentar la respectiva autorización e identificación que lo acredite.

En la solicitud para ejercer su derecho, se debe suministrar con precisión y veracidad los datos de contacto (Dirección física, teléfono, Email, etc.) para efectos de dar respuesta y atender la solicitud.

La Fundación documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.

La solicitud será atendida a través de los diferentes medios físicos o electrónicos habilitados para ello, En cualquier caso, La Fundación dará respuesta en un término máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo.

Una vez recibida la solicitud, se ingresara en Sistema Gestión de Calidad con la trazabilidad y respectivos soportes.

Nota: en el asunto de la solicitud se deberá indicar que se trata de datos personales y preferiblemente especificar si se trata de datos de paciente, empleado, pensionado, estudiante, aspirante, contratista o proveedor, o usuario en general.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante La Fundación.

RESPONSABILIDAD EN EL SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES

La Fundación, comunica a las personas que tengan interés en registrarse en nuestras bases de datos y en la página Web que el suministro de los datos personales solicitados es de entera responsabilidad de sus titulares, razón por la cual estos deben ser veraces y fidedignos, por lo cual se exime de cualquier responsabilidad a La Fundación por la calidad de estos.

La persona que use datos personales que no sean propios será responsable de las sanciones que la ley colombiana establece en relación con la violación de datos personales.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

No se permite la transferencia de datos personales internacionalmente, salvo las siguientes condiciones:

• El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.
• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y La Fundación como
  responsable y/o encargado del tratamiento.
• Se trate de transferencias bancarias acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

USO DE IMÁGENES Y VIDEO

La Fundación cuenta con un su sistema de video vigilancia instalado en diferentes sitios al interior de sus instalaciones y oficinas, la cual es utilizada para fines de seguridad como derechos de cada uno de los pacientes, acompañantes, empleados y cualquier otra persona natural.

La Fundación manifiesta que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los pacientes, acompañantes empleados, y cualquier persona natural, así como de los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba ante cualquier autoridad u organización; y será almacenada por un periodo de 15 días.

ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o judiciales soliciten a La Fundación el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se hará la entrega de la información, previa verificación de la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad.

DATOS DEL RESPONSIBLE DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.

La Fundación oftalmológica de Nariño es pleno responsable del tratamiento de la información personal registrada en nuestras bases de datos y se identifica con los siguientes datos:

1. Nombre o Razón Social: Fundación oftalmológica de Nariño.
2. Nit: 814002261
3. Dirección: Cra 36 No. 3 Oeste 70 Barrio Colon.
4. Correo electrónico: direccion@fundonar.com
5. Teléfono: 6027382164

TEMPORALIDAD DEL DATO Y VIGENCIA

En el tratamiento de datos personales que efectúa La Fundación, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, se procederá a su supresión o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado. Para el caso de documentos clínicos la supresión está basada en los lineamientos de acuerdo a resolución 1995 de 1999 y decreto 839 de 2017.

La presente política de tratamiento de datos personales comienza a regir a partir del día 15 de marzo de 2022.